БАЗОВЫЕ ПРИНЦИПЫ

Все коммуникации в КРОК (от писем до встреч) основаны на четырех принципах:

Вовремя ли я отвечаю?
Когда мне нужен ответ?
Правильный ли канал коммуникаций я выбрал для этого?

БЫСТРЫЕ

Не перегрузил ли я смыслами и деталями?
Как можно подать информацию по-другому?
Важна ли эта информация на конкретном этапе?

ЛЕГКИЕ

Кто-нибудь, кроме меня, поймет это сообщение?
У нас кросс-функциональная команда, где не все могут знать термины?
Как можно сказать это слово проще?

ПОНЯТНЫЕ

*Общепринятые сокращения и профессиональный сленг можно найти в словаре КРОК.

А вообще в тему сейчас об этом говорить?
Я следую общей повестке?
Тем ли людям и в то ли время пишу?

УМЕСТНЫЕ

Грубость и конфликты — не про КРОК. Мы можем пошутить и даже потроллить, но это всегда троллинг ситуации, а не личности: никому не должно быть обидно.

Мы уважаем друг друга и осознанно используем каналы коммуникаций, чтобы достигать своих целей.

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

ЗАДУМЫВАЛИСЬ

«Эффективный подход к задаче, тоже попробую так сделать. Классные курсы, сохраню и пройду позже».

ШЛИ И ДЕЛАЛИ

«Интересный вебинар, пойду послушаю. Полезная инициатива, отправлю свою идею».

ДЕЛИЛИСЬ ИНФОРМАЦИЕЙ

«Я не хочу заниматься спортом, но отправлю ссылку на тренировку коллеге спортсмену, ему будет интересно».

Для коммуникаций на аудитории есть несколько внутренних каналов, в зависимости от цели и формата инфоповода: рассылки, Telegram-канал @crocnews, Jive, раздел «Новости и блоги» на blog.croc.ru.

Такие коммуникации всегда проходят через команду Внутрикома.

БЫСТРЫЕ

Отправляем своевременно: приглашаем на мероприятия
за неделю, подводим итоги или сообщаем что-либо, когда это актуально.

ЛЕГКИЕ

Пишем на «вы», но помним, что «Уважаемые коллеги» и «Вы» караются осуждающими взглядами получателей.

По возможности пользуемся шаблонами, согласованными
с командой Внутрикома.

ПОНЯТНЫЕ

Оставляем в рассылке только главную мысль, все подробности отправляем во вложении или размещаем на лендингах.

РАССЫЛКИ

УМЕСТНЫЕ

Не оформляем письма, если это не нужно: например, когда пишет сотрудник (Полина Хабарова), а не рассылка (Corp Life);

Не пишем тому, кому это не нужно: всегда думаем о целевой аудитории;

И не пишем о том, что никто не хочет знать: например, о засоре в туалете :)

TELEGRAM-КАНАЛ @CROCNEWS

Отправляем только важные инфоповоды через канал мгновенных сообщений (сбои в системе, эвакуация, фишинговая атака и т.д.).

БЫСТРЫЕ

Общаемся на «ты», постим локальные мемы, допускаем сленг.

ЛЕГКИЕ

Не перегружаем канал: в день уходит два дайджеста и максимум два отдельных сообщения.

ПОНЯТНЫЕ

Для специфических новостей используем рубрики #цифрадня,
#мемдня, #кроквлюдях, #крокрекомендует —
в них можно вписаться со своим инфоповодом.

УМЕСТНЫЕ

Используем баннеры как формат быстрой коммуникации, не перегружаем большими объемами информации.

БЫСТРЫЕ

Общаемся на «ты» в пространствах
и инструкциях: например, «Чтобы сбросить пароль, нажми...».

ЛЕГКИЕ

Следим за актуальностью
и доступностью информации для целевой аудитории.

ПОНЯТНЫЕ

Понимаем цель и путь пользователя при создании нового пространства.

УМЕСТНЫЕ

НОВОСТИ И БЛОГИ НА BLOG.CROC.RU

Рассказываем о проектах и событиях в КРОК тогда, когда это актуально.

БЫСТРЫЕ

Ведем блог или участвуем в подкастах и статьях в своем стиле. Это свободная площадка для всего, о чем нельзя
рассказывать вовне (проекты с NDA,
внутренняя кухня).

ЛЕГКИЕ

Используем в качестве «вечного» канала: подкаст или статью могут прочитать и через год, нужно, чтобы информация была такой же полезной и интересной.

ПОНЯТНЫЕ

Читаем новости от топ-менеджеров в разделе Блоги топов;

Участвуем в роли спикера/автора подкастов и статей с помощью команды Внутрикома;

Делимся любыми
материалами по работе и не только в разделе Блоги сотрудников.

УМЕСТНЫЕ

Пишем легко, коротко и структурно, объясняем каждый призыв к действию — какую пользу получат коллеги.

ПОНЯТНО

КРОК

Отправляем сообщения в подходящие каналы коммуникаций только с нужной информацией.

ПОЛЕЗНО

ПРИКОЛЬНО

Не прикрываем креативными и громкими словами реальность.

ИСКРЕННЕ

Разбираемся в технологиях, даже когда не пишем о них напрямую.

ЭКСПЕРТНО

НЕ КРОК

Пишем не письмо, а простыню. Смысл прячем в пятом абзаце, первые четыре составляем из «ASAP ПРИХОДИ БУДЕТ ИНТЕРЕСНО».

АГИТАЦИОННО

Отправляем одно и то же сообщение каждый день во все каналы — ведь первые сто раз коллеги просто пропустили, верно?. .

НАВЯЗЧИВО

Рисуем мемы из 2009, используем яркие, но бессмысленные прилагательные, уменьшительно- ласкательные: «крутые проекты», «заявочка».

СЛАЩАВО/ СТРАННО

Общаемся канцеляритами или в заискивающем тоне: «Уважаемые коллеги, Вы — супер, с Уважением к Вашей работе. . .».

ФОРМАЛЬНО

Делаем ошибки в названиях систем, описываем процессы или обновления в системах слишком общо и туманно.

БЕЗ ПОНИМАНИЯ
О ТОМ, ЧТО ДЕЛАЕМ

АССОЦИАЦИИ

Мы общаемся внутри компании так,
как ты общаешься со своей командой :)

Уместно шутим и говорим на языке целевой аудитории.

Полезно взглянуть на редполитику — базовые рекомендации, которые сделают любой текст лучше. Обращайся к ней, когда пишешь письма и фоллоу-апы коллегам или делаешь рассылки на всю компанию или даже ведешь свой блог.

Хочешь узнать больше о хорошем тексте? Заходи в расширенную версию.

Недолгий флуд в начале отлично разрядит атмосферу, а понятная структура и легкость разговора снимет барьеры даже между незнакомыми коллегами.

Правило пяти минут никто
не отменял, но если задерживаешься, обязательно предупреди организатора.

ПРИХОДИ ВОВРЕМЯ

Если на встрече больше пяти коллег, обязательно назначай модератора. Часто бывает, что мы отвлекаемся на обсуждение важных вопросов, которые напрямую не относятся к цели встречи.

ФИКСИРУЙ ДОГОВОРЕННОСТИ

Неважно, где и как проходила встреча. Главное — написать фоллоу-ап по итогам с договоренностями и ответственным. Важно отправить именно в почте, так как это наш основной рабочий канал коммуникаций.

ГОТОВЬСЯ

Если ты организатор, пиши повестку
и прикрепляй к ней необходимые материалы. Читай повестку заранее, если участвуешь во встрече, чтобы
не терять время на погружение.

БУДЬ ОСОЗНАННЫМ

Если ты организатор, хорошо продумай цель встречи (креатив, синхронизация
и т.д.) и требуемое время, выбери подходящих участников, проверь
их календари и только потом отправляй приглашения. А если приходишь как участник, ты должен знать
свою роль во встрече.

ОБЩИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

Чтобы встречи проходили эффективно, мы также советуем придерживаться ряда рекомендаций — это экономит время и минимизирует недопонимания между участниками:

И ЛЕГКИМ:)

ФОКУСИРУЙСЯ
НА ГЛАВНОМ

Заранее бронируй переговорку
на нужное количество людей.

Проверяй, что в переговорке есть необходимое оборудование и канцелярка.

Фиксируй идеи и предложения по ходу встречи, обязательно отправляй фоллоу-ап.

Посмотреть вместимость и оборудованность переговорок можно в Jive.

Договорись с коллегами, что встреча пройдет в гибридном формате.

Продумай модерацию встречи: как «слово» будет переходить между участниками онлайн и офлайн, в каком общем пространстве вы будете работать.

Подбери подходящее место в офисе: например, переговорку с ВКС.

Посмотреть вместимость и оборудованность переговорок можно в Jive.

Убедись, что все ок с интернетом, звуком и изображением.

Не забивай на онлайн-участников, если что-то пойдет не так: «ну большинство же собралось в одной комнате», оперативно решай проблему, переноси встречу или уточняй состав участников.

Выбирай сервис в зависимости от уровня конфиденциальности и количества участников. По умолчанию мы используем Webex для решения рабочих вопросов. Для других обсуждений — Zoom, Teams или любой удобный сервис.

Отправляй ссылки заранее (лучше вставлять их в тело письма, чтобы они были кликабельными).

Будь вовлечен и не работай параллельно над чем-то еще — это сразу заметно.

Подробнее о том, как установить виртуальный фон в zoom, здесь.
А еще можно установить себе крутые маски. Как это сделать, смотри в инструкции по ссылке.

Подключайся на встречу с камерой.

По возможности настрой хорошее освещение. Например, используй кольцевую лампу.

Поставь виртуальный фон, если не вышло выгнать всех из комнаты :)

Если камеру включить не удалось, сообщи коллегам, что ты пришел и будешь без камеры, поставь фото.

Не забывай выключать звук, когда кто-то говорит.

Пользуйся дополнительными инструментами: например, Miro для брейнштормов.

Поддерживай связь со спикером, даже если не говоришь: пользуйся чатом, используй реакции.

Календарь Outlook

Календарь — наш основной инструмент для планирования работы и встреч. Чтобы взять от него максимум, следуй рекомендациям ниже:

Бронируй время, в которое ты занят, в соответствии с рабочей загрузкой. Лайфхак: если тебе нужно время, чтобы сконцентрироваться на определенных задачах и не встречаться с коллегами, также отмечай это в календаре.
Например, с темой: «Работаю, но не созваниваюсь».

СЛЕДИ ЗА АКТУАЛЬНОСТЬЮ

ИСПОЛЬЗУЙ ТОЛЬКО ДЛЯ ЗАДАЧ

В КРОК открытые календари, поэтому не стоит отмечать там время для посещения врача или похода в магазин.

Лайфхак: Если личное дело запланировано
в середине дня (так бывает), занимай это время с названием «Частная встреча» — используй значок замочка.

При планировании встречи обязательно указывай участников, место, удобное для всех время, повестку и необходимые для ознакомления до встречи материалы.


Лайфхак 1: Чтобы подобрать удобное для всех время, пользуйся функцией «помощник по планированию» (доступен с ПК).


Лайфхак 2: При встрече в Zoom дублируй ссылку в тело письма — так она будет активной и по ней сразу можно перейти.

ЗАПОЛНЯЙ ВСЕ ПОЛЯ

ВСЕГДА ОТВЕЧАЙ НА ПРИГЛАШЕНИЯ С УВЕДОМЛЕНИЕМ

Если ты готов присоединиться ко встрече, принимай приглашение. Если тебе не подходит дата, время или формат, выбери вариант «Под вопросом» и предложи коллегам альтернативу.

Важно: Если ты организатор встречи и видишь ответ «Под вопросом», обязательно уточни статус коллеги до начала встречи. Tentative на то и tentative, что участия не гарантирует :)

Важно: Если ты участник встречи, не отклоняй приглашения просто так и не забывай обновлять ответы. Например, измени «Под вопросом» на «Принять» после переноса встречи на более удобное время.

Прежде чем принять или отклонить приглашение, подумай — понятна ли тебе цель встречи и твоя роль. Если нет, напиши организатору с уточнением. Если не успеваешь подготовиться — тоже сообщи.

ПЛАНИРУЙ ВРЕМЯ ОСОЗНАННО

УВАЖАЙ ВРЕМЯ КОЛЛЕГ

У нас высокий темп работы, поэтому старайся
бронировать встречи заранее — не назначай их день-в-день или поздно вечером на следующее утро. Также по возможности не ставь примыкающие встречи — коллеги должны успевать переключаться, а еще и работать в перерывах :)